Terms of Service

Terms of Service (English)

1. Introductory Provisions

1.1. These Terms of Service (“Terms”) govern the rights and obligations between:

  • VIDINA s.r.o., Company ID No.: 28174470, Registered office: Michelská 966/74, Michle, 141 00 Prague 4, Czech Republic.
    Registered with the Municipal Court in Prague, File No. C 130625
    Email: info@host-office.com (hereinafter the “Provider”)
  • and any natural or legal person conducting business who orders or uses the Provider’s services (hereinafter the “Client”)

1.2. By submitting an order, the Client confirms that they have read these Terms, the Price List, and the Privacy Policy, and that they were made available to the Client prior to entering into the contract, in accordance with Section 1751 of the Czech Civil Code.
1.3. An individual contract concluded between the Provider and the Client takes precedence over these Terms.
1.4. The services are provided exclusively to entrepreneurs (B2B). The Client is not a consumer within the meaning of Section 419 of the Czech Civil Code.

2. Scope of Services

2.1. The Provider mainly offers:
a) provision of a registered office address (“registered office”),
b) receipt, recording, and basic handling of postal mail,
c) scanning and forwarding of mail according to the Client’s instructions,
d) administrative and assistant services (“Virtual Assistant”),
e) additional services listed in the Price List.
2.2. The specific scope of the service is governed by the Client’s order, these Terms, and the current Price List.

3. Provision of Registered Office

3.1. The Provider grants the Client a consent to place the registered office in accordance with Act No. 90/2012 Coll.
3.2. The Client must use the registered office in compliance with applicable laws and must not present it in any way that may damage the Provider or violate good morals.
3.3. The Client is responsible for the accuracy of the information listed in the Commercial Register or Trade Register.
3.4. The Client must notify the Provider without undue delay of any changes to the information stated in the contract.
3.5. The virtual registered office serves solely as the address for registration and for receiving mail. It does not constitute a “real seat of economic activity” under VAT legislation nor a place of business (provozovna).

4. Mail Handling Services

4.1. The Provider receives postal letters addressed to the Client. The free letter limit, fees above the limit, and charges for additional actions are specified in the Price List.
4.2. The Provider may refuse oversized mail or mail of commercial/warehouse nature.
4.3. Mail is stored for the period set in the Price List; after this period, storage fees apply.
4.4. Scanning, forwarding, collection of registered mail, and other operations are billed according to the Price List.
4.5. If the Client repeatedly receives an excessive volume of mail, the Provider may switch the Client to an individual tariff.
4.6. The Provider is not liable for loss, damage, or delay caused by postal carriers.

5. Automated Services

5.1. Automated scanning or automated forwarding may be provided only based on the Client’s explicit written instruction, typically via email. This instruction is considered permanent until the Client requests its modification or cancellation.
5.2. Actions performed based on such instruction are carried out without additional confirmation and are deemed ordered by the Client.
5.3. All actions performed under automated services are invoiced according to the current Price List.
5.4. The Provider may suspend automated services in case of unpaid invoices or excessive volume of mail.

6. Administrative Services (Virtual Assistant)

6.1. The Provider performs administrative, organisational, and communication tasks according to the Client’s instructions.
6.2. Hourly rates, surcharges, and the minimum billing interval are listed in the Price List.
6.3. The Provider does not provide legal, tax, or accounting advice.
6.4. The Provider is not liable for decisions made by the Client or for any consequences of actions performed according to the Client’s instructions.

7. Payment Terms

7.1. Prices are determined by the current Price List.
7.2. Services must be paid in advance unless agreed otherwise.
7.3. In case of late payment, the Provider may suspend service provision.
7.4. Prepaid amounts are non-refundable except as expressly stated in these Terms (Section 11).

8. Liability and Claims

8.1. The Provider is not liable for damage caused by:
a) postal carriers, b) incorrect or incomplete information provided by the Client, c) actions of authorities or third parties, d) force majeure.
8.2. Liability limitation: The Provider’s liability is limited to the amount paid for the affected service.
8.3. Exclusion of indirect damages: The Provider is not liable for indirect or consequential damages, loss of profit, loss of data, or business interruption, unless such damage is caused intentionally or by gross negligence.
8.4. The Client must submit claims within 14 days of discovering the defect; the Provider will respond within 30 days.

9. AML – Anti-Money Laundering Measures

9.1. The Provider and the Client comply with Act No. 253/2008 Coll. (AML Act).
9.2. The Provider is entitled to request identification data and documents necessary to fulfil AML obligations.
9.3. Failure to comply with AML requirements may result in refusal or immediate termination of the contract.

10. Termination of the Contract

10.1. The contract may be terminated by notice in accordance with the contract and these Terms.
10.2. After termination, the Client’s mail will be returned to the sender or disposed of according to the Client’s instructions.
10.3. If the contract is terminated due to disagreement with amended Terms (Section 11), the Client is entitled to a proportional refund of unused services. In all other cases, prepaid fees are non-refundable.
10.4. Termination does not affect the Client’s obligation to pay outstanding charges.

11. Final Provisions

11.1. The Price List and the Privacy Policy (GDPR) form an integral part of these Terms. These documents are always available in their current version on the Provider’s website.
11.2. Amendments to Terms: The Provider may unilaterally amend these Terms. Amendments take effect 15 days after publication and notification to the Client.
11.3. If the Client disagrees with the amendment, they may terminate the contract within 7 days from the effective date of the change.
11.4. If the Client does not terminate the contract under Article 11.3, it is deemed that they agree with the amendment.
11.5. These Terms are governed by the laws of the Czech Republic. The competent court for dispute resolution is the court in Prague.
11.6. These Terms become effective on the date of publication.

PODMÍNKY POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB (Čj)

VIDINA s.r.o.

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto Podmínky poskytování služeb („Podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi:

  • VIDINA s.r.o., IČO: 28174470, Sídlo: Michelská 966/74, Michle, 141 00 Praha 4, Zapsaná u Městského soudu v Praze, spisová značka C 130625, Email: info@host-office.com (dále jen „Poskytovatel“)
  • a podnikající fyzickou nebo právnickou osobou, která objednává nebo využívá služby Poskytovatele (dále jen „Klient“).

1.2. Odesláním objednávky Klient potvrzuje, že se seznámil s těmito Podmínkami, Ceníkem a Zásadami zpracování osobních údajů a že mu byl jejich obsah umožněn před uzavřením smlouvy ve smyslu § 1751 občanského zákoníku.
1.3. Individuální smlouva uzavřená mezi Poskytovatelem a Klientem má přednost před těmito Podmínkami.
1.4. Služby jsou určeny výhradně pro podnikatele (B2B). Klient není spotřebitelem dle § 419 občanského zákoníku.

2. Rozsah poskytovaných služeb

2.1. Poskytovatel poskytuje zejména: a) poskytnutí zapsaného sídla společnosti („registered office“), b) přebírání, evidenci a základní správu poštovních zásilek, c) skenování a přeposílání zásilek dle pokynů Klienta, d) administrativní a asistentské služby („Virtual Assistant“), e) doplňkové služby dle Ceníku.
2.2. Konkrétní rozsah služby se řídí objednávkou Klienta, těmito Podmínkami a aktuálním Ceníkem.

3. Poskytnutí sídla

3.1. Poskytovatel udělí Klientovi souhlas s umístěním sídla dle zákona č. 90/2012 Sb.
3.2. Klient je povinen používat sídlo v souladu s právními předpisy a nesmí jej uvádět způsobem, který může poškodit Poskytovatele nebo být v rozporu s dobrými mravy.
3.3. Klient odpovídá za správnost údajů uvedených v obchodním a živnostenském rejstříku.
3.4. Klient je povinen bez zbytečného odkladu oznámit Poskytovateli změny údajů uvedených ve smlouvě. 3.5. Virtuální sídlo slouží výhradně jako adresa pro zápis v rejstříku a pro doručování. Nejedná se o skutečné sídlo společnosti dle zákona o DPH ani o provozovnu.

4. Poštovní služby

4.1. Poskytovatel přebírá listovní zásilky určené Klientovi. Limit zásilek zdarma, poplatky nad limit a poplatky za doplňkové úkony jsou uvedeny v Ceníku.
4.2. Zásilky nepřiměřeného objemu nebo zásilky obchodní povahy může Poskytovatel odmítnout.
4.3. Uskladnění zásilek probíhá po dobu uvedenou v Ceníku; po jejím uplynutí jsou účtovány poplatky.
4.4. Skenování, přeposílání, vyzvednutí doporučených zásilek a další úkony se účtují dle Ceníku.
4.5. V případě opakovaně vysokého objemu zásilek může být Klient převeden na individuální tarif.
4.6. Poskytovatel neodpovídá za ztrátu, poškození nebo zdržení zásilek způsobené přepravci.

5. Automatické služby

5.1. Automatické skenování nebo automatické přeposílání zásilek může být poskytováno pouze na základě výslovného písemného pokynu Klienta, zejména emailem. Tento pokyn se považuje za trvalý, dokud Klient nepožádá o jeho změnu nebo zrušení.
5.2. Úkony provedené na základě takového pokynu jsou prováděny bez dalšího potvrzení a považují se za objednané Klientem.
5.3. Veškeré úkony provedené v rámci automatických služeb jsou vyúčtovány formou faktury dle aktuálního Ceníku.
5.4. Poskytovatel může automatické služby pozastavit v případě neuhrazených faktur nebo nepřiměřeného objemu zásilek.

6. Administrativní služby (Virtual Assistant)

6.1. Poskytovatel poskytuje administrativní, organizační a komunikační úkony dle pokynů Klienta.
6.2. Hodinové sazby, příplatky a minimální účtovací interval jsou uvedeny v Ceníku.
6.3. Poskytovatel neposkytuje právní, daňové ani účetní poradenství.
6.4. Poskytovatel neodpovídá za důsledky rozhodnutí Klienta ani za úkony provedené podle jeho pokynů.

7. Platební podmínky

7.1. Ceny se řídí aktuálním Ceníkem.
7.2. Služby se hradí předem, není-li sjednáno jinak.
7.3. Při prodlení s úhradou může Poskytovatel pozastavit poskytování služeb.
7.4. Předplacené částky se nevracejí s výjimkou případů výslovně uvedených v těchto Podmínkách (čl. 11).

8. Odpovědnost a reklamace

8.1. Poskytovatel neodpovídá za škody způsobené: a) přepravci zásilek, b) nesprávnými nebo neúplnými údaji Klienta, c) postupem úřadů nebo třetích stran, d) vyšší mocí.
8.2. Omezení odpovědnosti: Odpovědnost Poskytovatele je omezena do výše zaplacené úplaty za dotčenou službu.
8.3. Vyloučení nepřímých škod: Poskytovatel neodpovídá za nepřímé škody, následné škody, škody vzniklé jako ušlý zisk, ztrátu dat, ani škody způsobené přerušením podnikání Klienta, ledaže by taková škoda byla způsobena úmyslně nebo hrubou nedbalostí Poskytovatele.
8.4. Klient je povinen vady reklamovat do 14 dnů od zjištění; Poskytovatel informuje o vyřízení do 30 dnů.

9. AML – Opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti

9.1. Poskytovatel a Klient se řídí zákonem č. 253/2008 Sb.
9.2. Poskytovatel je oprávněn vyžádat si identifikační údaje a další dokumenty potřebné pro splnění povinností vyplývajících z AML zákona.
9.3. Nesplnění AML součinnosti může být důvodem k odmítnutí nebo okamžitému ukončení smlouvy.

10. Ukončení smlouvy

10.1. Smlouvu lze ukončit výpovědí dle smlouvy a těchto Podmínek.
10.2. Po ukončení smlouvy budou zásilky Klienta vráceny odesílateli nebo zlikvidovány dle pokynů Klienta. 10.3. Při ukončení z důvodu nesouhlasu se změnou Podmínek (čl. 11) má Klient nárok na vrácení poměrné části nečerpaných služeb. V ostatních případech se předplacené částky nevracejí.
10.4. Ukončení smlouvy nemá vliv na povinnost uhradit dosud nevyúčtované služby.

11. Závěrečná ustanovení

11.1. Nedílnou součástí Podmínek je Ceník a Zásady zpracování osobních údajů (GDPR). Tyto dokumenty jsou vždy dostupné v aktuálním znění na webu Poskytovatele.
11.2. Změna Podmínek: Poskytovatel může Podmínky jednostranně změnit. Změna je účinná 15 dnů po zveřejnění a oznámení Klientovi.
11.3. Pokud Klient se změnou Podmínek nesouhlasí, může smlouvu vypovědět do 7 dnů od nabytí účinnosti změny.
11.4. Pokud Klient smlouvu dle bodu 11.3 nevypoví, má se za to, že se změnou souhlasí.
11.5. Tyto Podmínky se řídí právem České republiky. Místně příslušným soudem pro řešení sporů je soud v Praze.
11.6. Tyto Podmínky nabývají účinnosti dnem zveřejnění.